Eventos: del físico al digital 1/2

2020 pasará a la historia por muchos motivos, la mayoría de ellos bastante dolorosos, pero también quedará en nuestras memorias como el año en que la digitalización se vio obligada abrirse paso en muchos campos y sectores en que hasta el momento no se lo habían planteado de manera seria.

Este es el caso de los eventos. En mi anterior entrada COVID-19: REINVENTARSE O MORIR, te hablaba de la importancia de la digitalización para las empresas que quieren sobrevivir en un contexto como el que nos ha tocado vivir. Hoy vengo a hablarte de cómo se puede adaptar al entorno online un evento que por tradición se celebra físicamente. No, no es imposible, solo hace falta ponerle la misma ilusión y estar dispuesto a aprender a utilizar nuevas herramientas y plataformas.

Quizá no me conozcas mucho o lo suficiente como para saber que formo parte del equipo de organización de Freak Wars Madrid, un evento que comenzó a celebrarse en el 2016 cuando tres amigos: Ross, Nico y Juan, decidieran organizar unas “jornadas” en un pabellón del polideportivo de Rivas Vaciamadrid para potenciar los “wargames”, su hobby, y todo lo que le rodea.

Vale, igual te has perdido un poco en lo de “wargames” así que parafraseando a mi amiga Verónica Cabezudo, una grandísima periodista, te lo voy a simplificar (a riesgo de que la comunidad friki nos dilapide a las dos) “es como jugar al parchís con figuritas”. Esta visión excesivamente simplista es la que a menudo debemos usar para que los neófitos comprendan que hablamos de juegos de tablero con un alto componente estratégico que se juegan con miniaturas, las cuales, a su vez, son modeladas, pintadas, puestas en una escenografía, etc. Un hobby que da cabida a diferentes industrias, entre ellas la tan de actualidad impresión 3D. A lo mejor así de primeras te cuesta ilustrarlo pero si te hablo de Warhammer, Star Wars o El Señor de los Anillos… igual te resulta más fácil y todas son temáticas de wargames.

Lo que para nosotros era otro “eventillo” de esos que solían organizar a pequeña escala, nos dejó de piedra a los que decidimos acercarnos a apoyar a nuestros amigos. Había tanta gente allí reunida que, conscientes de las dimensiones de aquello, nos arremangamos, tiramos de teléfono para avisar a la mayor gente posible que pudiera venir a ayudar, incluyendo padres, y nos pusimos manos a la obra para que aquello saliera lo mejor posible. Porque, si no era suficiente organizar todo aquello, también habían montado un bar y a partir de las dos de la tarde las hordas de frikones y frikonas empezaban a tener hambre. Solo recordarlo no puedo evitar emocionarme pero a la vez me viene a la memoria aquel pensamiento de “Dios mío pero cómo vamos a salir vivos de esto”. Aquel año se dieron cabida unas 2.000 personas y para nosotros era un exitazo.

Desde el momento en que la primera edición de Freak Wars terminó, todos fuimos conscientes de lo grande que había sido aquello y supimos que, por unos motivos u otros, queríamos formar parte y contribuir a que continuara creciendo. Así nació el “Freak Wars Team“.

Equipo y voluntarios Freak Wars 2019 en Pabellón de Cristal de la Casa de Campo

Desde entonces y hasta ahora, Freak Wars no ha dejado de crecer y aquel evento que en su momento nos pareció enorme, siguió evolucionando hasta llegar a conseguir el apoyo del Ayuntamiento de Madrid para que pudiera celebrarse en el Pabellón de Cristal de la Casa de Campo, reuniendo a más de 10.000 visitantes únicos en 2 días. Todo iba a pedir de boca, la edición del 2020 prometía ser similar a la del 2019 limando algunos aspectos que considerábamos se podían mejorar y con la ventaja del tiempo que otros años no habíamos tenido. Pero como decimos en el equipo, “Si Freak Wars no planteara un reto cada año, no sería Freak Wars” y entonces llegó la COVID-19.

Ante la situación de incertidumbre e inestabilidad observábamos cómo la mayoría de eventos a nivel mundial se cancelaban o se posponían, no solo eventos similares a los nuestros, sino eventos de diversa índole desde el Mobile World Congress hasta el E3 de los Ángeles, pasando por multitud de eventos musicales, empresariales, congresos y fiestas populares. Nuestro evento estaba programado para septiembre pero ¿Cuánto iba a durar esta situación?

Ante la falta de información y el temor a una cancelación de última hora, los fundadores de Freak Wars se vieron en la tesitura de tener que decidir entre cancelar la edición 2020, -la opción más dolorosa para todos-, o aceptar un nuevo reto y trasladar el evento al formato online. Para todos esta última opción era la más correcta, aunque tuviera una serie de implicaciones y supusiera cambiar nuestra mentalidad y rebanarnos los sesos pensando en cómo llevar a cabo un evento de las características de Freak Wars sin perder la esencia del evento físico. ¿Difícil? si, pero no imposible y merecía la pena intentarlo… [continuará]

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